Medizinisches Personal

Medizinisches Personal: Win-Win schaffen

Werden alle Steuer-Belange rund um das medizinische Fachpersonal und sonstige Praxis-Mitarbeiter optimal organisiert, ist das für beide Seiten von finanziellem Vorteil – für Arbeitgeber und für Arbeitnehmer.

  • Effizient mit digitaler Lohnbuchhaltung
  • Weniger Steuerlast als niedergelassener Arzt
  • Lohnoptimierungen für das Praxispersonal
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Medizinisches Personal

Der 360° Digitalcheck hat uns geholfen, unsere Website besser zu verstehen und die Schwächen zu erkennen. Auf dieser Grundlage konnten wir unseren digitalen Auftritt gezielt auf die bundesweite Patientenakquise ausrichten.

Dr. Christian Toth
Klinik am Schloss

Steuer-Praxis: Benefits für Arzt und Angestellte

Als niedergelassener Arzt sind Sie Arbeitgeber und damit für Ihr medizinisches Fachpersonal Lohnsteuer-pflichtig. Die Lohnsteuer ist von Ihnen im Rahmen der Gehaltsabrechnung einzubehalten und direkt an den Staat abzutreten. Schuldner der Steuer ist dennoch der Arbeitnehmer.

Aber: Sie als der Arbeitgeber sind haftbar. Es liegt in Ihrer Verantwortung, dass der korrekte Betrag einbehalten und an das Finanzamt abgeführt wird. Sollten dabei Fehler gemacht werden, müssen Sie als Praxisinhaber diese ausgleichen. Ein auf Ärzte spezialisierter Steuerberater ist daher die beste Wahl, um steuerlich in allen Belangen rund um die Lohnbuchhaltung auf der sicheren Seite zu sein.

Auch andere Steuerfallen wie die Scheinselbstständigkeit medizinischer Honorarkräfte, Nachzahlungen wegen falsch verbuchter Zuschüsse an Praxismitarbeiter u. v. m. umschiffen Sie zuverlässig mit der richtigen Steuerberatung für Ärzte an Ihrer Seite.

Fokusthemen im Check

Digitale Lohnbuchhaltung

Symbolbild Digitale Lohnbuchhaltung

Lagern Sie Lohn- und Gehaltsabrechnung für Praxis-Mitarbeiter effizient aus.

Digitale Lohnbuchhaltung

iStock.com/Moyo Studio

 

Digitale Lohnbuchhaltung

Relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sind sowohl das Lohnsteuerrecht als auch das Arbeits- und Sozialversicherungsrecht.

Bevorzugt erfolgt die Lohnbuchhaltung heutzutage digital, z. B. durch eine Steuerkanzlei für Ärzte. Mögliche Leistungen sind:

 

  • monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung für das Praxispersonal
  • An- und Abmeldung von Arbeitnehmern der Arztpraxis
  • Erstellung und Pflege digitaler Personalakten
  • Schriftverkehr mit Behörden
  • Jahresmeldung etc. an Krankenkassen, Finanzamt und Berufsgenossenschaft
  • laufende Beratung zur Lohnbuchhaltung der Arztpraxis
  • Erstellen von Arbeits-, Krankengeld-, Verdienst-, Nebenverdienst-, Kindergeldbescheinigung sowie Lohnfortzahlungsanträgen etc. für Praxismitarbeiter
  • Führen von Urlaubsstatistiken des medizinischen Personals und sonstiger Mitarbeiter
  • Begleitung und Unterstützung bei Lohnsteueraußen-, Sozialversicherungsträger- oder Berufsgenossenschaftsprüfungen

Steuerfreie Zuwendungen

Symbolbild Steuerfreie Zuwendungen

Machen Sie mehr Netto vom Brutto möglich für Ihre MFA und ZFA.

Steuerfreie Zuwendungen

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Steuerfreie Zuwendungen

Durch steuerlich abziehbare Betriebsausgaben wird der Gewinn Ihres Praxis-Unternehmens gemindert. Als Praxisinhaber können Sie Ihrem Praxispersonal zusätzliche Leistungen zum Arbeitslohn gewähren. Auf diese Weise sparen Sie Steuern und bauen gleichzeitig Ihre Stellung als geschätzter Arbeitgeber aus.

 

Mögliche zusätzliche Leistungen zum Arbeitslohn sind beispielsweise:

  • Leistungen für die Gesundheitsförderung der Mitarbeiter, wenn sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen und 600 Euro pro Kalenderjahr nicht übersteigen
  • zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr, bei denen jeweils Aufwendungen pro Mitarbeiter von bis zu 110 Euro steuerfrei sind; darüber hinausgehende Beträge sind lohnsteuerlich pauschal mit 25 Prozent zu besteuern
  • Erholungsbeihilfen vom Arzt für das medizinische Fachpersonal und weitere Mitarbeiter der Praxis können lohnsteuerlich ebenfalls pauschal mit 25 Prozent besteuert werden; hier gelten 156 Euro pro Arbeitnehmer und Kalenderjahr sowie für Ehegatten 104 Euro und für jedes Kind des Arbeitnehmers 52 Euro als Höchstgrenze. Die Erholungsbeihilfe kann ein Zuschuss für den Familienurlaub sein.

 

Als laufende Leistungen kommen statt einer Gehaltserhöhung für Mitarbeiter wie angestellte Ärzte und Medizinische Fachangestellte bzw. Zahnmedizinische Fachangestellte folgende Zahlungen infrage:

  • Steuerfreies elektrisches Aufladen eines privaten oder betrieblichen Elektro- oder Hybridfahrzeugs an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers und für die private Nutzung zeitweise überlassene Ladevorrichtung
  • Erstatten Sie dem Praxispersonal Kosten für Arbeitswege im Rahmen der Entfernungspauschale mit 0,30 Euro pro Kilometer, versteuern Sie die Zuschüsse lohnsteuerlich (ausschließlich arbeitgeberseits) pauschal mit 15 Prozent.
  • Überlassen Sie Ihren Angestellten auch betriebliche Telefone, Smartphones, PCs und Tablets zur privaten Nutzung steuerfrei.
  • Gewähren Sie beispielsweise Ihren MFA / ZFA Sachbezüge wie Benzin- oder Warengutscheine, steuerfrei bis zu 50 Euro pro Monat (seit 01.01.2022).
  • Leisten Sie Kindergartenzuschüsse für nicht schulpflichtige Kinder Ihres Praxispersonals sind auch diese Leistungen für Sie als Praxisinhaber steuerfrei, wenn sie zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden.
  • Übernehmen Sie Umzugskosten, wenn Sie freie Ärztestellen oder andere Jobs für medizinisches Fachpersonal neu besetzen.

 

Dies sind nur einige Beispiele für die optimale Gestaltung von Zuwendungen an Arbeitnehmer. Ein auf Ärzte spezialisierter Steuerberater kann individuell ermitteln, wie sich das steuerliche Einsparpotenzial durch solche zusätzlichen Leistungen in Ihrer Praxis optimal ausschöpfen lassen. So bleibt Ihrem medizinischen Fachpersonal und den übrigen Praxis-Mitarbeitern mehr Netto vom Brutto – und Ihnen auch.

Betriebliche Ausgaben

Symbolbild Betriebliche Ausgaben

Verringern Sie Ihre Steuerlast, indem Sie Betriebsausgaben optimal absetzen.

Betriebsausgaben

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Betriebsausgaben

Betriebsausgaben verringern Ihre Steuerlast. Jeder Selbstständige, also auch Sie als niedergelassener Arzt, darf laut Einkommensteuergesetz beruflich veranlasste Aufwendungen als Betriebsausgaben in seiner Steuererklärung geltend machen. Sie werden vom zu versteuernden Gewinn abgezogen und mindern so die Steuerlast.

 

Bei den abzugsfähigen Betriebsausgaben für Ärzte mit eigener Praxis besteht durchaus Spielraum. Das Finanzamt achtet darauf, ob die angegebenen Ausgaben für die Arztpraxis notwendig, üblich und angemessen oder eher der privaten Lebensführung zuzuordnen sind.

 

Manche Betriebsausgaben sind eindeutig abzugsfähig:

  • Personalkosten für medizinisches Fachpersonal wie (zahn)medizinische Fachangestellte, Weiterbildungsassistenten oder angestellte Ärzte sind steuerlich absetzbare Betriebsausgaben. Ebenso alle Beiträge und Gehälter für nicht-medizinisches Personal wie Schreibkräfte oder Reinigungshilfen. Das gilt gleichermaßen für festangestellte Vollzeit-Mitarbeiter wie auch für Minijobber.
  • Kosten für Dienstleistungen wie das Webdesign der Arztpraxis-Website oder die Bearbeitung Ihrer Buchhaltung durch die Steuerkanzlei sind als Fremdleistungen ebenfalls steuerlich abzugsfähig.
  • Als Betriebsausgaben gelten auch Schuldzinsen für ein Darlehen, das für die Arztpraxis aufgenommen wurde. So sind die Zinsen für die Finanzierung von Wirtschaftsgütern in der Praxis, beispielsweise bei Anschaffung medizinischer Gerät oder neuer Wartezimmer-Einrichtung, in voller Höhe abzugsfähig.
  • Zertifizierte Arbeitskleidung für Sie als Arzt, aber auch für das medizinische Fachpersonal und andere Mitarbeiter ist ebenfalls als Betriebsausgabe zu deklarieren.
  • Die Kosten für Fortbildungen sind anerkannte Betriebsausgaben einer Arztpraxis.
  • Steuerlich absetzbar sind zudem Materialien wie Büromittel, Arbeitshandschuhe, Desinfektionsmittel oder auch FFP2-Masken für das medizinische Personal.
  • Sogar betriebliche Steuern können steuerlich geltend gemacht werden, z. B. die Umsatzsteuer (Vorsteuer), die Lohnsteuer für das Praxispersonal, die Kfz-Steuer für ein Betriebsfahrzeug und die Grundsteuer für ein betriebliches Grundstück.

 

Ein erfahrener Ärzte-Steuerberater kennt neben den „Klassikern“ auch die besonderen Fälle, die eine steuerliche Abzugsfähigkeit ermöglichen. Nutzen Sie das Know-how eines Steuerberaters für Heilberufler, um hier keine Chance zu verpassen, Ihre Steuerlast zu verringern.

Personalvermittlung

Symbolbild Personalvermittlung

Sie möchten freie Ärzte-Stellen effizient besetzen? Nutzen Sie Medical Recruiting.

Personalvermittlung

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Personalvermittlung

Die Suche nach medizinischem Fachpersonal stellt viele Arztpraxen und andere Einrichtungen im Gesundheitswesen vor eine große Herausforderung. Geeignete Kandidaten für offene Ärztestellen beispielsweise sind häufig rar. Die Inanspruchnahme von Zeitarbeitsfirmen für medizinisches Personal erscheint für Praxisinhaber kaum zielführend. Eine zeitgemäße Lösung, um dem akuten Personal- und Facharztmangel langfristig zu begegnen, ist Medical Headhunting.

 

Wir von Doc’sTax empfehlen im Bereich Medical Headhunting gerne unseren Partner mediorbis. Als Auftraggeber legen Sie zunächst das von Ihnen gewünschte Bewerberprofil fest. Dann beginnt die professionelle Personalvermittlung.

 

  1. Kandidatensuche: Das Medical-Headhunter-Team setzt parallel verschiedene Suchstrategien ein. Dabei greifen fachspezifische Netzwerke, datenbankgestützte Suchen, telefonische Direktansprache u. v. m. ineinander. Der Fokus liegt auf Direct Search.
  2. Vorqualifizierung: Potenzielle Kandidaten werden durch das mediorbis-Research-Team vorqualifiziert. Fachkompetenz, Persönlichkeit u. ä. werden mit dem Anforderungsprofil in Vorgesprächen abgeglichen, Referenzen überprüft etc. Nur wenn der finale Check-Up der vorhandenen Skills für ein Match spricht, erhalten Sie das jeweilige Bewerberprofil.
  3. Verfügbarkeit: Ihnen wird i. d. R. vor Ablauf von 14 Tagen der erste qualifizierte Kandidat präsentiert. Für den optimalen Überblick erhalten Sie stets standardisiert aufbereitete Bewerberprofile. Die kontinuierliche Betreuung und Nachbetreuung der Kandidaten erfolgt durch mediorbis ebenso wie die Administration nicht erfolgreicher Bewerber.
  4. Nachbesetzungsgarantie: Sie profitieren von einem Retainer-Vertrag mit Nachbesetzungsgarantie. Damit verpflichtet sich das mediorbis Medical Headhunting für Ersatz zu sorgen, falls die ursprünglich vermittelte Stellenbesetzung innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausfällt. Dabei ist es gleichgültig, welche Seite das Arbeitsverhältnis beendet hat.

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Gemeinsam mit unserem Partner mediorbis unterstützen wir Sie, freie Arzt-Stellen qualifiziert und zeitnah zu besetzen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Wann erhält medizinisches Personal Zuschuss-Gelder oder Sonderzahlungen?

medizinisches Personal Zuschussgelder
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Ob medizinisches Personal Anspruch auf Zuschüsse oder Sonderzahlungen hat, hängt von mehreren Faktoren ab. Ausschlaggebend sind vor allem die Art der Einrichtung, aber auch das jeweilige Bundesland und der ausgeübte Beruf. Auskunft darüber erhalten Sie beispielsweise bei der jeweiligen Ärztekammer.

Darüber hinaus erhalten medizinische Fachangestellte und Arzthelfer, die nach Manteltarifvertrag beschäftigt sind, laut § 12 der Vereinbarung eine Sonderzahlung am 1. Dezember eines jeden Kalenderjahres. Wie hoch diese ausfällt, richtet sich nach der Dauer der Betriebszugehörigkeit.

Was müssen Praxisinhaber über Corona-Sonderzahlungen für Praxis-Personal wissen?

Corona-Sonderzahlungen
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Arbeitgeber können ihren Beschäftigten (medizinisches Personal und sonstiges Personal) aufgrund der Coronakrise Sonderzahlungen bis 1.500 Euro steuerfrei in Form von Zuschüssen und Sachbezügen gewähren. Diese Regelung gilt Stand September 2021 bis März 2022.

Die Regelung erfasst Sonderleistungen, die Sie als einmalige Prämie nach dem 1. März 2020 zur Unterstützungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn auszahlen. Dabei muss ein klarer Zusammenhang als Abmilderung der zusätzlichen Belastung durch die Coronakrise erkennbar sein.

Steuerfreie Beihilfen und Unterstützungen können an alle Praxismitarbeiter geleistet werden. Das gilt unabhängig vom Umfang der Beschäftigung (auch Teilzeitbeschäftigung) und davon, ob und in welchem Umfang Kurzarbeitergeld gezahlt wird. Die Gewährung einer solchen Beihilfe ist ebenso an geringfügig entlohnte Beschäftigte der Arztpraxis möglich.

Steuerfreie Leistungen sind im Lohnkonto festzuhalten, sodass sie im Falle einer Lohnsteuer-Außenprüfung der Praxis als solche erkennbar sind und die Rechtsgrundlage für die Zahlung an den Praxismitarbeiter bei Bedarf geprüft werden kann. Sie ist jedoch nicht auf der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen und muss auch nicht in der Einkommensteuererklärung angegeben werden.
Die Beihilfen und Unterstützungen in Form einer Corona-Sonderzahlung bleiben auch in der Sozialversicherung beitragsfrei.

Falls Sie in Ihrer Arztpraxis Minijobber beschäftigen, werden diesen die steuerfreien Beihilfen oder Unterstützungen nicht zum regelmäßigen Verdienst angerechnet. Eine solche Sonderzahlung führt also nicht zum Überschreiten der zulässigen Entgeltgrenze bei einem 450-Euro-Minijob in der Arztpraxis.

Sind Corona-Tests für medizinisches Personal steuerlich abzugsfähig?

Corona-Tests medizinisches Personal
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Ja, bei der Übernahme der Aufwendungen für Corona-Tests handelt es sich für Sie als Arbeitgeber um eine Betriebsausgabe. Es wird ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse angenommen. Und das gilt sowohl ertragssteuerlich als auch umsatzsteuerlich.

Wer die Aufwendungen für die Beschaffung der Corona-Tests für das Praxispersonal zu tragen hat, ergibt sich im Wesentlichen aus § 3 Abs. 3 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Hier ist geregelt, dass der Arbeitgeber die Kosten für Maßnahmen nach dem ArbSchG trägt und nicht den Arbeitnehmern, also den Praxis-Mitarbeitern, auferlegen darf.

Auch der Mundschutz für medizinisches Personal ist steuerlich abzugsfähig.

Wie hoch sind die Kosten für Medical Headhunting?

Kosten Medical Headhunting
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Achten Sie bei der Personalvermittlung von medizinischem Personal darauf, keine undurchsichtigen Contingency-Verträge einzugehen. Vertrauen Sie lieber auf Dienstleister, die Retainer-Verträge anbieten. Denn bei Retained Search handelt es sich um ein dediziertes Suchmandat mit fest vereinbarten Honorarteilzahlungen und echter Qualitätskontrolle – die seriöse Lösung im Medical Headhunting.

Üblich ist eine Honorierung nach der Drittelungsregel – ein Teil bei Vertragsabschluss, ein Teil bei Vorstellung der ersten Kandidaten, ein Teil bei Abschluss des Arbeitsvertrags. Das Gesamthonorar entspricht in etwa 30 % des fixen Jahresgehalts zzgl. MwSt. und reflektiert den Reibungsverlust offener Vakanzen und den hohen Aufwand bei der Personalsuche.

Genauso wie Ärzte die Kosten für einen Steuerberater absetzen, können Sie auch die Kosten für Medical Headhunting als Betriebsausgabe gelten machen. Schließlich ist die Suche nach medizinischem Fachpersonal eindeutig betrieblich bedingt.

Welche Jobbörse eignet sich für medizinisches Fachpersonal?

Jobbörse medizinisches Fachpersonal
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Eine Umfrage des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung (Zi) unter circa 5.300 Arztpraxen zeigt, dass gut die Hälfte aller Praxen in den Jahren 2019 und 2020 auf der Suche nach Personal war. Qualifizierte Medizinische Fachangestellte (MFA) werden besonders häufig gesucht. Mehr als zwei Drittel der Befragten sieht in den kommenden Jahren weiter große Probleme hinsichtlich der Suche nach medizinischem Fachpersonal auf sich zukommen.

Die mediorbis Jobbörse unterstützt Praxis, Labor und Krankenhaus dabei, medizinisches Fachpersonal zu finden. Hier gibt es attraktive Stellenangebote für Heilberufe und Gesundheitsberufe. Bei Bedarf erhalten Sie professionelle Unterstützung bei der Personal- und Stellensuche. Es handelt sich dediziert um eine Jobbörse für den Medizin- und Technologiesektor. Kostenfreie Inserate sind sowohl Beratern als auch Ärzten möglich.

Übrigens: Laut der Zi-Umfrage nutzten mehr als zwei Drittel der befragten Arztpraxen die steuerfreie Corona-Sonderzahlung. Durchschnittlich wurden 856 Euro je nicht-ärztlichem Mitarbeiter pro Praxis ausgezahlt.

Was ist die genaue Definition von medizinischem Personal?

Definition medizinisches Personal
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Eine direkte Definition für den Terminus gibt es nicht. Vorsichtig formuliert sind mit medizinischem Personal alle Personen gemeint, die einen Beruf im Gesundheitswesen ausüben. Diese werden laut dem Bundesgesundheitsministerium in zwei Kategorien aufgeteilt. Das sind zum einen geregelte und zum anderen nicht geregelte Berufe.

Doch wo liegt der Unterschied? Dieser besteht darin, dass geregelte Berufe durch eine staatliche Ausbildungsregelung reglementiert sind – entweder fest verankert im Bundesrecht oder im Landesrecht. Erteilt die Erstzulassung der Bund, fallen Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen in die jeweiligen Länder, die diese Aufgabe zum Teil an die zuständigen Ärztekammern übertragen. Es gibt aber auch nicht geregelte Gesundheitsberufe. Diese sind nicht an Vorgaben der Heilberufe des Bundesgesetzes gebunden.