Medizinisches Personal: Win-Win schaffen

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Digitale Lohnbuchhaltung

Relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sind sowohl das Lohnsteuerrecht als auch das Arbeits- und Sozialversicherungsrecht.

Bevorzugt erfolgt die Lohnbuchhaltung heutzutage digital, z. B. durch eine Steuerkanzlei für Ärzte. Mögliche Leistungen sind:

• monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung für das Praxispersonal
• An- und Abmeldung von Arbeitnehmern der Arztpraxis
• Erstellung und Pflege digitaler Personalakten
• Schriftverkehr mit Behörden
• Jahresmeldung etc. an Krankenkassen, Finanzamt und Berufsgenossenschaft
• laufende Beratung zur Lohnbuchhaltung der Arztpraxis
• Erstellen von Arbeits-, Krankengeld-, Verdienst-, Nebenverdienst-, Kindergeldbescheinigung sowie Lohnfortzahlungsanträgen etc. für Praxismitarbeiter
• Führen von Urlaubsstatistiken des medizinischen Personals und sonstiger Mitarbeiter
• Begleitung und Unterstützung bei Lohnsteueraußen-, Sozialversicherungsträger- oder Berufsgenossenschaftsprüfungen

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Steuerfreie Zuwendungen

Durch steuerlich abziehbare Betriebsausgaben wird der Gewinn Ihres Praxis-Unternehmens gemindert. Als Praxisinhaber können Sie Ihrem Praxispersonal zusätzliche Leistungen zum Arbeitslohn gewähren. Auf diese Weise sparen Sie Steuern und bauen gleichzeitig Ihre Stellung als geschätzter Arbeitgeber aus.

Mögliche zusätzliche Leistungen zum Arbeitslohn sind beispielsweise:

• Leistungen für die Gesundheitsförderung der Mitarbeiter, wenn sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen und 600 Euro pro Kalenderjahr nicht übersteigen
• zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr, bei denen jeweils Aufwendungen pro Mitarbeiter von bis zu 110 Euro steuerfrei sind; darüber hinausgehende Beträge sind lohnsteuerlich pauschal mit 25 Prozent zu besteuern
• Erholungsbeihilfen vom Arzt für das medizinische Fachpersonal und weitere Mitarbeiter der Praxis können lohnsteuerlich ebenfalls pauschal mit 25 Prozent besteuert werden; hier gelten 156 Euro pro Arbeitnehmer und Kalenderjahr sowie für Ehegatten 104 Euro und für jedes Kind des Arbeitnehmers 52 Euro als Höchstgrenze. Die Erholungsbeihilfe kann ein Zuschuss für den Familienurlaub sein.

Als laufende Leistungen kommen statt einer Gehaltserhöhung für Mitarbeiter wie angestellte Ärzte und Medizinische Fachangestellte bzw. Zahnmedizinische Fachangestellte folgende Zahlungen infrage:

• Steuerfreies elektrisches Aufladen eines privaten oder betrieblichen Elektro- oder Hybridfahrzeugs an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers und für die private Nutzung zeitweise überlassene Ladevorrichtung
• Erstatten Sie dem Praxispersonal Kosten für Arbeitswege im Rahmen der Entfernungspauschale mit 0,30 Euro pro Kilometer, versteuern Sie die Zuschüsse lohnsteuerlich (ausschließlich arbeitgeberseits) pauschal mit 15 Prozent.
• Überlassen Sie Ihren Angestellten auch betriebliche Telefone, Smartphones, PCs und Tablets zur privaten Nutzung steuerfrei.
• Gewähren Sie beispielsweise Ihren MFA / ZFA Sachbezüge wie Benzin- oder Warengutscheine, steuerfrei bis zu 50 Euro pro Monat (seit 01.01.2022).
• Leisten Sie Kindergartenzuschüsse für nicht schulpflichtige Kinder Ihres Praxispersonals sind auch diese Leistungen für Sie als Praxisinhaber steuerfrei, wenn sie zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden.
• Übernehmen Sie Umzugskosten, wenn Sie freie Ärztestellen oder andere Jobs für medizinisches Fachpersonal neu besetzen.

Dies sind nur einige Beispiele für die optimale Gestaltung von Zuwendungen an Arbeitnehmer. Ein auf Ärzte spezialisierter Steuerberater kann individuell ermitteln, wie sich das steuerliche Einsparpotenzial durch solche zusätzlichen Leistungen in Ihrer Praxis optimal ausschöpfen lassen. So bleibt Ihrem medizinischen Fachpersonal und den übrigen Praxis-Mitarbeitern mehr Netto vom Brutto – und Ihnen auch.

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Betriebsausgaben

Betriebsausgaben verringern Ihre Steuerlast. Jeder Selbstständige, also auch Sie als niedergelassener Arzt, darf laut Einkommensteuergesetz beruflich veranlasste Aufwendungen als Betriebsausgaben in seiner Steuererklärung geltend machen. Sie werden vom zu versteuernden Gewinn abgezogen und mindern so die Steuerlast.

Bei den abzugsfähigen Betriebsausgaben für Ärzte mit eigener Praxis besteht durchaus Spielraum. Das Finanzamt achtet darauf, ob die angegebenen Ausgaben für die Arztpraxis notwendig, üblich und angemessen oder eher der privaten Lebensführung zuzuordnen sind.

Manche Betriebsausgaben sind eindeutig abzugsfähig:

• Personalkosten für medizinisches Fachpersonal wie (zahn)medizinische Fachangestellte, Weiterbildungsassistenten oder angestellte Ärzte sind steuerlich absetzbare Betriebsausgaben. Ebenso alle Beiträge und Gehälter für nicht-medizinisches Personal wie Schreibkräfte oder Reinigungshilfen. Das gilt gleichermaßen für festangestellte Vollzeit-Mitarbeiter wie auch für Minijobber.
• Kosten für Dienstleistungen wie das Webdesign der Arztpraxis-Website oder die Bearbeitung Ihrer Buchhaltung durch die Steuerkanzlei sind als Fremdleistungen ebenfalls steuerlich abzugsfähig.
• Als Betriebsausgaben gelten auch Schuldzinsen für ein Darlehen, das für die Arztpraxis aufgenommen wurde. So sind die Zinsen für die Finanzierung von Wirtschaftsgütern in der Praxis, beispielsweise bei Anschaffung medizinischer Gerät oder neuer Wartezimmer-Einrichtung, in voller Höhe abzugsfähig.
• Zertifizierte Arbeitskleidung für Sie als Arzt, aber auch für das medizinische Fachpersonal und andere Mitarbeiter ist ebenfalls als Betriebsausgabe zu deklarieren.
• Die Kosten für Fortbildungen sind anerkannte Betriebsausgaben einer Arztpraxis.
• Steuerlich absetzbar sind zudem Materialien wie Büromittel, Arbeitshandschuhe, Desinfektionsmittel oder auch FFP2-Masken für das medizinische Personal.
• Sogar betriebliche Steuern können steuerlich geltend gemacht werden, z. B. die Umsatzsteuer (Vorsteuer), die Lohnsteuer für das Praxispersonal, die Kfz-Steuer für ein Betriebsfahrzeug und die Grundsteuer für ein betriebliches Grundstück.

Ein erfahrener Ärzte-Steuerberater kennt neben den „Klassikern“ auch die besonderen Fälle, die eine steuerliche Abzugsfähigkeit ermöglichen. Nutzen Sie das Know-how eines Steuerberaters für Heilberufler, um hier keine Chance zu verpassen, Ihre Steuerlast zu verringern.

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Personalvermittlung

Die Suche nach medizinischem Fachpersonal stellt viele Arztpraxen und andere Einrichtungen im Gesundheitswesen vor eine große Herausforderung. Geeignete Kandidaten für offene Ärztestellen beispielsweise sind häufig rar. Die Inanspruchnahme von Zeitarbeitsfirmen für medizinisches Personal erscheint für Praxisinhaber kaum zielführend. Eine zeitgemäße Lösung, um dem akuten Personal- und Facharztmangel langfristig zu begegnen, ist Medical Headhunting.

Wir von Doc’sTax empfehlen im Bereich Medical Headhunting gerne unseren Partner mediorbis. Als Auftraggeber legen Sie zunächst das von Ihnen gewünschte Bewerberprofil fest. Dann beginnt die professionelle Personalvermittlung.

1. Kandidatensuche: Das Medical-Headhunter-Team setzt parallel verschiedene Suchstrategien ein. Dabei greifen fachspezifische Netzwerke, datenbankgestützte Suchen, telefonische Direktansprache u. v. m. ineinander. Der Fokus liegt auf Direct Search.
2. Vorqualifizierung: Potenzielle Kandidaten werden durch das mediorbis-Research-Team vorqualifiziert. Fachkompetenz, Persönlichkeit u. ä. werden mit dem Anforderungsprofil in Vorgesprächen abgeglichen, Referenzen überprüft etc. Nur wenn der finale Check-Up der vorhandenen Skills für ein Match spricht, erhalten Sie das jeweilige Bewerberprofil.
3. Verfügbarkeit: Ihnen wird i. d. R. vor Ablauf von 14 Tagen der erste qualifizierte Kandidat präsentiert. Für den optimalen Überblick erhalten Sie stets standardisiert aufbereitete Bewerberprofile. Die kontinuierliche Betreuung und Nachbetreuung der Kandidaten erfolgt durch mediorbis ebenso wie die Administration nicht erfolgreicher Bewerber.
4. Nachbesetzungsgarantie: Sie profitieren von einem Retainer-Vertrag mit Nachbesetzungsgarantie. Damit verpflichtet sich das mediorbis Medical Headhunting für Ersatz zu sorgen, falls die ursprünglich vermittelte Stellenbesetzung innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausfällt. Dabei ist es gleichgültig, welche Seite das Arbeitsverhältnis beendet hat.